Uutisia epäonnistuneista IT-projekteista voi lukea eri medioista melko usein. Perusviesti on monesti sama: toimituslaajuudesta ollaan eri mieltä, aikataulut venyvät ja budjetit ylittyvät. Kokosin 5 vinkkiä, joiden avulla voi välttää perinteiset sudenkuopat ja ostaa paremmin.

1. Painota laatua

Vahvasti hintavetoinen kilpailutus ohjaa jo lähtökohtaisesti minimivaatimusten täyttämiseen parhaiden ratkaisujen etsimisen sijaan. Myös toimittajan kynnys antaa kehitysehdotuksia kasvaa, mikäli koko kilpailutusprosessin ajan joudutaan huomioidaan mininivaatimuksen minimihinnalla täyttävä kilpailija. Tämän vuoksi laadun painoarvon kannattaisi olla vähintään puolet, mielellään jopa 60-70%. Hinnalla on toki merkityksensä, mutta sen vertailu kannattaa tehdä vasta parhaiden toimittajaehdokkaiden kesken.

Mikäli ajatus laadullisesta vertailusta tuntuu vaikealta, uudistuksen tavoitteiden pohtiminen on todennäköisesti kesken. Loppujen lopuksi laadullisessa vertailussa on kyse siitä, kuka toimittajista pystyy uskottavimmin kuvaamaan, miten asetetut tavoitteet saavutetaan.

2. Järjestä esikarsinta

Laadullinen vertailu vaatii, että toimittajalta pyydetään hintavetoista kilpailutusta kattavampi ratkaisukuvaus ja toteutussuunnitelma jo tarjousvaiheessa. Huolellisella esikarsinnalla varmistetaan toimittajaehdokkaiden riittävä toimitusvarmuus ja tarjousten laadullinen yhtenäisyys ja kattavuus. Ilman esikarsintaa päädytään helposti liian suureen määrään vertailukelvottomia tarjouksia, joiden hintahaitari saattaa vaihdella useita kymmeniä tuhansia euroja sivuston laajuudesta riippuen.

3. Määrittele huolellisesti

Jotta tarjouspyyntöön voidaan vastata laadukkaasti, sivustouudistuksen tavoitteet, keskeisimmät ominaisuudet ja toiminnallisuudet pitää olla määriteltynä riittävällä tarkkuudella. Mielikuvia on helppo myydä ja ostaa, mutta kun ne eivät kohtaa, molempien osapuolten kannalta paras vakuus on selkeä kirjallinen/visuaalinen kuvaus tarvittavista ominaisuuksista ja toiminnoista.

Toimittajaehdokkailta kannattaakin pyytää selkeät ratkaisukuvaukset / toteutussuunnitelmat keskeisempien toimintojen toteutuksesta sekä referenssit aikaisemmista vastaavista toteutuksista. Yksittäisten toiminnallisuusreferenssien lisäksi kannattaa vertailla myös vastaavien kokonaisratkaisujen referensessejä ja haastatella referenssitoteutusten yhteyshenkilöitä.

4. Älä unohda ylläpitäjän käyttöliittymää

Usein määrittelyissä painottuu sivuston julkinen käyttöliittymä ja sisällöntuottajien kannalta keskeinen ylläpitäjän käyttöliittymä ja vähälle huomiolle. Hyvässä toteutuksessa myös ylläpitäjän käyttöliittymä on suunniteltu ohjaamaan sisällöntuottajia mahdollisimman hyvin. Ylläpitäjän käyttöliittymän tutustuminen ja eri toimittajaehdokkaiden ylläpitäjän käyttöliittymäratkaisujen vertailu on helppoa tehdä esimerkiksi erillisen demosession avulla, jossa voidaan esitellä aikaisempien toteutusten ratkaisuja.

5. Käytä hankintakonsulttia

Jos organisaatiosi ei satu olemaan täynnä verkkopalveluiden ostamisen ammattilaisia, kannattaa vähintään määrittelyvaiheessa ja tarjousten arviointivaiheessa käyttää apuna hankintakonsulttia, joka puhuu yhteistä kieltä sekä konseptisuunnittelijan, teknisen toimittajan että ostajan kanssa. Konsultin käyttö vaatii tietysti “ylimääräisen” rahallisen panostuksen, joka on kuitenkin marginaalinen, kun vaakakupissa on koko projektin onnistuminen.