Digi auttaa vuosiraportoinnissa

Vuosiraportti, vuosikertomus, vuosikatsaus, kestävän kehityksen raportti, toimintakertomus, yritysvastuuraportti – samaa asiaa, mutta erilaisia paketteja. Vuosiraportointikenttä vilisee termejä kuten Veikko Lavin taannoinen tukilisäjenkka. Trendejäkin riittää moneen lähtöön: Hakukone löytää aiheesta 12,3 miljoonaa lähdettä.

Oli mikä oli, yrityksen vuosiraportointi on mittava urakka. Sen laatimisessa palaa aikaa, rahaa ja kahvia sekä iltapuhteita ja pyhän tienoita talousihmisiltä, henkilöstöosastolta ja viestinnältäkin. Myös johto joutuu ottamaan kantaa pääasioihin ja strategiaosioon.

Vuosiraportti nostaa esiin pääasiat sattumusten sarjasta ja auttaa suuntaamaan katseen eteenpäin.

Kannanmuodostusta vai viidakko?

Parhaimmillaan menneen tilikauden tiivistäminen ja tulevaisuuteen katsominen on osa yrityksen sisäistä kannanmuodostusta. Vuosiraportti nostaa esiin pääasiat sattumusten sarjasta ja auttaa suuntaamaan katseen eteenpäin.

Pahimmillaan raporttikokonaisuudesta tulee numeroiden ja faktojen viidakko, jossa viestit kompastuvat mielipiteiden moninaisuuteen ja urakan laajuuteen. Kokonaisuuden sijaan syntyikin erilaisten kirjoittajien laatima artikkelisarja, jota kahlatessa ei näy metsää puilta.

Verkkoraportti tehostaa…

Ota tekniikka avuksi. Unohda tekstitiedostojen versionhallinta ja tee vuosiraportti suoraan verkkoon. Samalla siirrät työn painopisteen pääviesteihin: Ensin määritellään painotukset ja sisältörakenne, jotta voidaan luoda digitaaliset raamit. Sen jälkeen tartutaan yksittäisiin asioihin. Vuosikertomuksen laatiminen verkkoraportti edellä jäsentää yhteistä kannanmuodostusta. Kun kaikki urakassa mukana olevat hahmottavat kokonaisuuden, myös yksityiskohdat on helpompi asettaa paikoilleen.

…ja taipuu moneen

Vuosiraporteilla on monenlaisia lukijoita. Joku tarkastaa yksittäisen tiedon kännykästä, toinen silmäilee sisältöä tabletilla. Kolmas uppoutuu kokonaisuuteen läppärin ruudulla. Vannoutunut printin ystävä lukee raportin kulmat hiirenkorville kotisohvalla ja kirjaa huomiot reunoille.

Verkko edellä tehty raportti taipuu moneen. Responsiiviset sivut näyttävät kullekin lukijalle sen mitä pitääkin. Isoille taulukoille haetaan uudet muodot kännykän ruutua varten. Tabletilla sivuja voi vierittää lehden lailla vasemmalta oikealle eikä taulukon leveys ole ongelma.

Taittoa ei tarvitse tehdä uudelleen printistä verkkoon. Samoja tietoja ei siirretä moneen kertaan eikä samoja taulukoita lueta eri muodoissa uudelleen ja uudelleen virheiden varalta. Vuosiraportin sisällön tuottajan työkuorma kevenee ja siirtyy digikumppanin digiruudulle.

Verkko edellä tehty raportti taipuu moneen.

Oleellinen esiin ja verkko vireeseen

Tieto lisää tuskaa. Myös lukijalle, jos hän saa saavillisen faktoja niskaansa. Ota digi avuksi, vie vuosiraportti verkkoon ja tuo yrityksenne olennaisin tarina paremmin esiin.

Verkkoraportti ensin – miten se käytännössä tehdään?

Vuosiraportti voi syntyä helpommin, kun teet verkkoraportin ensin:

  1. Suunnittele muutaman vuoden kehityspolku. Kertakäyttöinen verkkoraportin käyttöliittymä voi olla hyvä ratkaisu, mutta voit myös kehittää alustaa vuosittain. Valitse kullekin vuodelle myös vain kohtuullinen määrä sisällön kehityskohteita.
  2. Mieti verkkoraportin yleiset toiminnallisuudet ja ulkoasulinjaukset. Pidä sisältö pääroolissa ja kilkkeet kohtuudessa. Käyttäjän pitää tunnistaa lukevansa vuosiraporttia, mutta voitava surffata sujuvasti asiaan liittyvissä verkko-osioissa. Mihin kaikkiin laitteisiin ja tarpeisiin sisällön pitää taipua? Entä tulostetaanko osa sisällöstä yhtiö- tai vuosikokoukseen?
  3. Laadi sisältökartta, joka koostuu nykyisestä sisällöstä ja uusista osioista. Voiko jotain jättää pois? Onko kaikki oleellinen mukana?
  4. Mitkä ovat pääviestit ja tukeeko muu sisältö niitä? Onko kuvitus linjassa pääviestien kanssa? Usein pääviesti tulee strategiasta ja raportoinnin painopiste on sen toteuttamisen etenemisessä.
  5. Jaa sisällöntuotannon vastuut realistisesti. Älä odota, että kaikki kirjoittajat tuottavat valmista tekstiä. Asiantuntija tuntee asian, mutta syntyisikö sisältö sujuvammin haastattelemalla häntä? Ohjeista kaikkia kirjoittamaan luvut ja termit samalla tavalla.
  6. Aikatauluta sisällön tuotanto niin, että ennätät muokata tekstejä. Jos kaikki luonnokset tulevat pöydällesi yhtä aikaa, olet prosessin pullonkaula. Silloin myös laatu, sisäinen vuoropuhelu ja sosiaalinen elämä kärsivät.
  7. Pohdi verkkoraporttikumppanin kanssa laadittavat sivupohjatyypit ja pyydä kumppanilta tyhjä raportti. Tarkista tietosuojakysymykset ja hallitse käyttäjätunnuksia huolella.
  8. Pyydä sisällöntuottajia kirjoittamaan raakatekstit suoraan pohjaan. Sivupohja näyttää, jos sisältöä on liikaa. Halutessasi voit otsikoida tekstit valmiiksi.
  9. Täydennä, muokkaa, tiivistä ja yhtenäistä. Raportin pitää tuntua yhden kirjoittajan teokselta.
  10. Suunnittele julkistaminen ja uutisnostot pitkin vuotta.
  11. Kiitä tiimiä, nosta onnistujat esiin ja kerää palaute tuoreeltaan ensi vuotta varten.

 

Helena Aatinen

Kirjoittaja on ollut johtamassa lukuisia pörssiyhtiöiden vuosikertomusprojekteja ja on kokenut raporttien sisällöntuottaja. Tällä hetkellä hän toimii viestinnän neuvonantajana.

JÄTÄ KOMMENTTI