Olemme Valulla vieneet läpi kymmenien kaupunkien ja kuntien sivustouudistuksia. Kunnan koosta ja projektin budjetista riippumatta esiin nousee poikkeuksetta yksi toive: organisaatiokeskeisyydestä halutaan eroon. 

Kuntien viestintävastaavat ovat jo pitkään tunnistaneet, että sivustot puhuttelevat enemmän kaupungin hierarkiaa ymmärtävää virkamiestä kuin tavallista asukasta. Ongelma halutaan ratkaista, mutta keinoja on usein vaikea löytää. Kunnan on toteutettava lakisääteiset viestintätehtävänsä. Samalla tavoitteena on nykyaikaistua ja vastata ihmisten arkisiin tiedontarpeisiin. Oman jännitteensä soppaan tuo tasapainoilu, joka syntyy isosta määrästä sisällöntuottajia ja yhtä isosta määrästä mielipiteitä.

Tasapainoilun haastetta voidaan sivustouudistuksessa lähestyä monelta kannalta. Kunnolla suunniteltu konsepti antaa vankan pohjan uudelle sivustolle. On hyvä istua alas joko omalla viestintätiimillä tai ulkopuolisen konseptiasiantuntijan kanssa ja pohtia läpi, mikä toimii omassa kunnassa ja mikä ei. 

Viisi näkökulmaa onnistuneeseen konseptiin

Näkökulma 1: Kaikkea ei tarvitse myllätä uusiksi

Vaikka nykysivuston organisaatiokeskeisyys turhauttaa ja tekisi mieli räjäyttää paketti uusiksi, on tilanne harvoin katastrofaalinen. Parannettavaa on käytännössä aina, mutta kun asiaa käydään rauhassa läpi niin huomataan, että osa nykyratkaisuista on käyttökelpoisia jatkossakin. Arvokasta tietoa uudistusta varten saadaan kysymällä asiaa niiltä, joille sivustoa ollaan tekemässä: tavallisilta kuntalaisilta. Tekemissämme kävijätutkimuksissa esimerkiksi palvelulähtöinen valikko koetaan usein tuttuna ja miellyttävänä käyttää. Toisaalta monet paljon etsityt sisällöt (klassisena esimerkkinä tästä ajanvaraus lääkärille) ovat piilossa. Huomio onkin hyvä kiinnittää näihin polttaviin ongelmakohtiin eikä turhaan uudistaa aivan kaikkea.

Näkökulma 2: Uusi ja villi ei välttämättä palvele tavallista käyttäjää

Uuden rohkea ideointi suunnitteluvaiheessa on aina tervetullutta. Erikoisempia ratkaisuja esimerkiksi valikkoon tai sisältörakenteeseen kannattaa kuitenkin ottaa käyttöön harkiten. Kuntasivuston käyttäjissä on ihmisiä talonrakentajasta matkailijaan ja ikäihmisestä maahanmuuttajaan. Sivuston täytyy olla saavutettava ja ymmärrettävä myös niille, joilla on esimerkiksi suomen kieleen, kognitiivisiin valmiuksiin tai tietotekniikan käyttöön liittyviä erityistarpeita. Jos villimmät ratkaisut edelleen houkuttavat, on hyvä ainakin ottaa mukaan projektiin kunnollinen käyttäjätestaus.

Näkökulma 3: Sisällöt tulee kirjoittaa yleiskielellä tavalliselle ihmiselle

Sisältöjen tyyli on keskeistä siinä, ketä varten sivuston koetaan olevan olemassa: asukkaita vai kaupungin organisaatiota. Sivustoprojekteissa käydään yleensä vilkasta keskustelua arkikielen ja virallisten termien käytöstä sisällöissä. Kultaista keskitietä joudutaan usein hakemaan, mutta toimiva nyrkkisääntö on helpon yleiskielen käyttö. Isoin haaste muodostuu siitä, jos ei osata asettua tavallisen ihmisen asemaan. Jokainen voi arvioida, kumpi teksti päiväkotia esittelevällä sivulla koskettaa perheenäitiä tai -isää enemmän: “Melukylän yksikkö tarjoaa lakisääteiset varhaiskasvatuspalvelut” vai “Tervetuloa Melukylän päiväkotiin!”

Näkökulma 4: Kuvat ja videot puhuvat vähintään yhtä paljon kuin tuhat sanaa

Vielä muutama vuosi sitten moni kuntasivusto kärsi laadukkaiden kuvien puutteesta, vetävistä videoista puhumattakaan. Viime aikoina ilahduttavan moni kaupunki on alkanut käyttää ammattikuvaajien palveluja. Silti visuaalisuus saatetaan edelleen ajatella osaksi mainosmaailmaa, joka ei vastaa kuntapalvelujen tarkoitusta tai arvoja. Hyvät kuvat ja videot kuitenkin lisäävät merkittävästi verkkosisältöjen kiinnostavuutta, eikä tätä voimaa parane unohtaa. Laadukas kuvallinen viestintä tukee myös kunnan brändäystä ja imagoa, mikä on tärkeää esimerkiksi kuntaan muuttoa harkitseville.

Näkökulma 5: Kaupunki on kotiseutu kaikkine palveluineen

Nettimaailmassa on selvää, että yrityksellä X on oma sivusto, järjestöllä Y omansa, eikä näitä tietoja ole tapana sekoittaa. Kuntasivustoilla olisi kuitenkin potentiaalia uudenlaiseen ajatteluun. Asukkaalle oma kaupunki on ennen muuta kotiseutu, ei hallinnollinen organisaatio. Jos ihminen haluaa päästä jumppaan, häntä kiinnostaa ensisijaisesti jumpan sisältö, aika ja hinta. Toissijaista on, tuottaako palvelun kaupungin liikuntatoimi, yritys vai järjestö. Jos vanhempi etsii lapselleen kerhopaikkaa, ei tärkeintä useinkaan ole, pitääkö kerhoa kaupunki vai jokin paikallinen yhdistys. Hyvää asiakaspalvelua olisikin tarjota sivuston käyttäjälle kaikki kiinnostava tieto oman kotiseutunsa tarjonnasta. 

Moni kunta on jo tarjonnut tällaista tietoa kertomalla esim. paikallisista tapahtumista laajasti sivustollaan. Kotiseutuajattelua voitaisiin kuitenkin laajentaa lisääkin, esimerkiksi elämys- ja ravintolapalveluihin. Tällä hetkellä kysymykseen “Tänään olisi vapaailta, mitähän voisin tehdä kaupungilla?” ei ole ihan yksinkertaista löytää netistä vastausta. Visit-sivustot toki esittelevät yksityisiä palveluja monipuolisesti, mutta edelleen tavallinen kaupunkilainen joutuu etsimään tietoa useasta eri paikasta. Myönteisen poikkeuksen tähän tekee esimerkiksi Vaasa, joka tarjoilee päävalikon “Näe ja koe” -kohdassa suoraan alueen elämyksiä ja ajanvietettä. Jos yksityisten palvelujen esittely kuntasivustolla tuntuu liian suurelta harppaukselta, kannattaa ainakin rohkeasti miettiä Visit-sisältöjen näkyvämpää linkittämistä kuntasivuston puolelle.  

______

Lue konseptoinnin yleisistä periaatteista lisää Konseptoinnin pikaoppaastamme.