Vuosiraportoinnin suunnittelu – 5 vinkkiä liikkeelle lähtöön

Viestintä oli ennen suoraviivaista: Yritys kertoi toiminnastaan tarpeelliset asiat, kun oli mielestään siihen valmis. Sidosryhmät kuuntelivat ja päälle juotiin pullakahvit. Viestit kulkivat ylhäältä alaspäin.

Sosiaalisen median ja yllättävällä tavalla reagoivien asiakkaiden tai kuluttajien maailmassa yksisuuntainen viestintä ei enää toimi. Me kaikki odotamme, että yritys vakuuttaa meidät toimintansa oikeutuksesta. Kerro-minulle -viestinnästä on siirrytty uskon-vasta-kun-näytät -viestintään.

1) Katso pari askelta pitemmälle

Kun olet käynnistämässä raportointia, muista maltti. Aloita vankan perustan rakentamisesta, tiedonkeruusta ja avoimuutta tukevan ilmapiirin rakentamisesta. Jaa kunnianhimo useammalle vuodelle ja kehitä kokonaisuutta askel kerrallaan.

2) Perustele pääviestit

Vaikka vuosikertomus on myös yrityskuvaviestintää, odottavat lukijat siltä ensisijaisesti faktaa. Perusteeton itsensä kehuminen kääntyy itseään vastaan. Jos sanot olevasi markkinoiden johtava toimija, perustele näkemyksesi tosiseikoilla. Kun raportoitavan tiedon määrä kasvaa, pääviestien merkitys korostuu.

3) Mikä on olennaista?

Ei-taloudellisen tiedon raportoinnissa on oleellista miettiä mikä on olennaista. Olennaisuusarviointi sopii ohjaamaan myös muuta vuosiraportointia: Miksi raportoisit epäoleellisia seikkoja?

4) Modernit työkalut käyttöön

Word-tiedostojen sijaan kannattaa miettiä sisällön tuotantoa verkkoraportti edellä. Verkkoraportin teko pakottaa hahmottamaan kokonaisuuden ennen yksityiskohtia ja ryhdistää prosessia. Se antaa myös työkaluja sisällön tuotantoon ja taipuu jopa painotuotteeksi.

5) Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Elefantti syödään palasina. Käytä aikaa suunnitteluun ja aikatauluta urakka. Valitse projektipäälliköksi lehmänhermoinen maratoonari, silkkihansikkain toimiva rautanyrkki. Ota tekniseksi kumppaniksi partneri, jolla on kokemusta. Aloita siitä, missä olet. Lähde liikkeelle nyt.

Helena Aatinen

Kirjoittaja on ollut johtamassa lukuisia pörssiyhtiöiden vuosikertomusprojekteja ja on kokenut raporttien sisällöntuottaja. Tällä hetkellä hän toimii viestinnän neuvonantajana.

JÄTÄ KOMMENTTI